We need your support!

 

The webTV funds are running low.  Help us fund the next free Formula Offroad broadcast on SMKplay.se   Read More...

 

Amount to donate



 



Slutrapport 20 12

Slutrapport

Formula Offroad NEZ Cup #1 & #2 19-20/5 2012 Uppsala Dalboda

Beskrivning av tävlingsform

Formula Offroad: Spektakulär motorsport med specialbyggda bilar med rejäla paddeldäck och stora motorer. Här gäller det att så felfritt som möjligt komma upp för extremt branta backar mellan olika poängsatta portar.

Mer info angående regler hittar man på www.sbf.se och www.formulaoffroad.org

 

Syfte

Syftet med denna rapport är att dokumentera vad som hände under 2012 års tävling. Vad som var bra och vad som kan bli bättre.

 

Tillstånd

Tillstånd som söktes:

  1. Dispens mot terrängkörningslagen söktes hos Länsstyrelsen.(bilaga 1).
  2. Tillstånd för allmän sammankomst söktes hos Länsstyrelsen som informerade Polisen.(bilaga 2) .
  3. Beslut som reglerar punkt 1 och 2 Dnr. 523-1165-12 (bilaga 3).
  4. Tillstånd från markägare (Swerock) (bilaga 4).
  5. Tävlingstillstånd för NEZ motortävling hos Svenska bilsportsförbundet (bilaga 5).
  6. Banlicens utgår i år pga. nya regler som gör att detta inte krävs längre.

 

Antal tävlande och hemvist

Vi hade 16 st startande i år. 5 st i modifiedklassen och 11 st i unlimited.

Representerade länder och antalet förare från vardera land var:

4 st förare från Sverige, 7 st förare från Norge, 2 st förare från Finland och 3 st från Island.

 

Publik

Den totala publiksiffran var ca           2500st inkl barn (fri entré från 10 år förra året 7 år).

Lördag 120519                                   650st betalningspliktiga

Söndag 120520                                   543st betalningspliktiga

Fribiljetter                               396st

Totalt

2012                            1193st betalningspliktiga

2011                            2207 st betalningspliktiga

2010                            2437 st betalningspliktiga

2009                            2587 st betalningspliktiga

2008                            2484 st betalningspliktiga

Hemsida

Hemsidan hade under April och Maj totalt 5180besökare varav 4680 st bara under Maj. Hemsidan finns även i engelsk version vilket uppskattas av Finländare och Islänningar.

Vi har också sett en stor ökning av besökare från USA på hemsidan.

Marknadsföring

Tävlingstadens marknadsföring:

Vår hemsida (formulaoffroad.smkuppsala.se) länkad från www.tävlingsstaden.se hela året.

3 st Annonser i Uppsala Nya Tidning Stående halvsida

2 st annonser i 18 minuter stående halvsida

2 st annonser i Uppsala Tidningen stående halvsida

52 st stadsinformationstavlor eurosize v19 och 20.

 

SMK Uppsalas egen marknadsföring:

Bilaga i Uppsalatidningen 100 000 ex gick ut med Uppsalatidningen den 10/5 samt egen utdelning av ca 3000 ex

300 st affischer

300 st bildekaler

Kassareklam i 10 butiker 5 i Uppsala och 5 i Gävletrakten 20sek reklamfilm totalt ca 700 000 förbipasserande

Hemsidan och diverse forum på Internet.

Marknadsföring på Vaksala torg under Rally Uppsala Rolf Keiser visade sin bil. Vi har även synts spontant i diverse tidskrifter och evenemangskalendrar som bl.a.

Uppsala turism, villatidningen, uppsala.com, uppsalatidningens 30 dagar, m.fl.

Vi hade även filmvisning av förra årets tävling på två lunchrestauranger i stan , restaurang Heat och O´learys som visade en DVD från förra året med reklaminslag för tävlingen. Filmat av Björn Michalesen och omklippt av JAWS. 

Mätetal Marknadsföring

Den enda mätmetod vi har på marknadsföringen är tittarsiffror på hemsidan.

Totala antalet besök är mellan april i år (då sidan skapades) och tävlingsdatumet:

 

5180 st unika besökare.

Besök relaterat till annonsering:                      Unika besökare

10/5 Bilaga i Uppsalatidningen                       115

19/5 tävlingsdag 1                               714

20/5 tävlingsdag 2                               829

 

Länkad från tidigare sida totalt över året:

Offroad.smkuppsala.com                                23 %

Facebook                                             11%

forums.offipalsta.com                         6%

formulaoffroad.info                            5%

formulaoffroad.smkuppsala.com                    5%

4x4sweden.se                          4,5 %

husbilsklubben.se                                3,8%

Superstart                                            3 %

Uppsala.com                                       2,8 %

destinationuppsala.se                          2,7%

 

Den vanligaste sökfrasen för att söka efter hemsidan och hitta den var ”formula offroad uppsala” viken bestod av ca 19 % av alla sökningar.

Mediebevakning

 

De som var på plats var:

Palli Kristmundsson (SMK Uppsala)

Lars Mårtensson (SMK Uppsala)

4Weeel Drive med reporten Mikael Lindberg.

Uppsala Nya Tidning rapporterade under tävlingens gång. Magnus Jansson

Huvud artikel på måndagen i UNT 

Jenny Lindevall (SMK Uppsala)

Gösta Blomqvist frilans (Publicerade i resultatbörsen)

Lise-Lott Wesslund (frilans)

Alex Råberg (Sportwire)

Anders Leihagen

August Sundberg

Emeli Kitana(svt)

Erika Kitana(svt)

Filip Gårdstam(svt)

Ida Bjørnstad (sportwire)

Johan Magnusson

Olle Sundelin

Patrik Lindkvist Karlsson(JL Photo)

Patrik Oksanen (sportwire)

Simon Hastegård

Tobias Eriksson

 

WebTV

Vi Livesände hela tävlingen på www.formulaoffroad.se via Bambuser. Där vi hade en bemannad kamera som följde bilarna i banan samt att vi hade en kamera som hela tiden sände från Roar Johannsens bil i ett annat fönster på hemsidan. Totala antalet tittare var otroliga 1300 st utan någon direkt marknadsföring. Samarbetet med Sportwire resulterade i att de länkade till vår livesändning.

 Tilläggas kan att vi även var och sände tävlingen i Finland den 6 och 7 juni. Även denna gång enbart marknadsförd på www.formulaoffroad.se men denna gång med hela 3980 unika tittare.

 

 

Skador på personer, fordon mm

Inga personskador.

En bil blev så illa skadad under lördagen så att den ej kunde starta på söndagen.

Inga klagomål från Torkelsbovägen detta år.

Vägen spärrades av och skyltning hänvisade till rätt väg.

Sanering och sophantering

Vid akuta oljeläckage var saneringsgruppen på plats inom 1 minut.

Absorberingsdukar och Absol användes för att suga upp oljeläckage och all kontaminerad sand omhändertogs för destruktion. (Se bilaga 8)

Tankstationen som vi gjorde användes även i år till full belåtenhet. Problem var dock att några team hade problem med oljeläckage vilket resulterade i startförbud tills läckaget hade åtgärdats.

Brand

Inga brandtillbud detta år.

30 st Brandsläckare 15Co och 15P kom från Upplands Brandservice.

8 st brandmän från Attunda räddningstjänst.

 

Räddningsbilar

1 st Saab rescuebilar med klipputrustning hyrdes in. Samt att en mobil klipputrustning lånades från Viktoria brandstations utbildningsgrupp

 

Sjukvård

Ambulans från Landstinget Uppsala

Sjuksköterska från Landstinget var på plats under hela tävlingen.

 

Säkerhet

Detta år var säkerheten mot publiken naturligt hög då publiken stod på en avsats ca 4 meter högre än tävlingsfordonen. Vi hade även detta år obligatoriskt aklotest på alla som skall köra fordon under tävlingsdagarna, både tävlande och funktionärer.

 

Bärgning

Bärgning fungerade mycket bra även detta år. Detta löstes med att Storstockholms bilbärgnings Uppsalaavdelning ställde upp med två flakbärgare som körde kraschade bilar från toppen till depån. På toppen så hade vi Lasse med en L120 med kranarm från Vendels Grus. Nere på botten av gropen så hade vi en L70 från KJs Maskiner och en L90 från Bolandskolan bägge med kranarm. Dessutom så hade vi en Hjulgrävare från KJs Maskiner som pendlade mellan Startplattan och depån för avlastning av bilar från bärgningsbilarna. De som kör maskiner i gropen under tävlingens genomförande har förarbevis för dessa maskiner.

 

Sekretariat

Sekretariatet kommer från IP Skogen. Datorer och skrivare var våra egna detta år. Internetuppkoppling bjöd Net1 på ett nät för sekretariatet, ett nät för publiken och ett nät för pressen. Nationsflaggor hade vi detta år på flaggstänger från IPskogen.

Resultaten presenterades live på webben efter respektive bana.

 

Domare

Faktadomare detta år hade vi en egen och tre från Norge, detta måste vi utbilda på så vi kan klara detta själva.

Depå

Fungerande depåverksamhet, som i år inte hade markerade depårutor utan istället riktlinjer att ställa upp mot. I varje depåruta fanns en stor burk som fungerade som askkopp att fimpa i, vilket fungerade mycket bra.

Då de tävlande anmälde sig i sekretariatet fick de välkomstbrev med information om helgens tider, startlistor, lista på chefsfunktionärer med foto, matbiljetter till lördagens gemensamma festmiddag, påminnelse om trivselregler, nummerskyltar till bilen och id-band för mekaniker.

Swerock bjöd även detta år på ström vilket är en av anledningarna till att vi kan hålla en högre klass än andra organisatörer. Varje team har annars små el-aggregat så de får ström och denna miljöbov och irritationsmoment slipper vi.

Långåkers elektroservice hjälpte till med inkoppling av strömmen.

200 m 200A kabel (vår egen),

Lambertsson lånade ut.

2 st kopplingsskåp som matades med 125A in 2x63A ut 4x32Aut

4st 63A skåp,

10st Byggelskåp 32A

15st elväska 16A

6st 63A elkabel 25m.

15st 32A elkabel 25m

20st 16A elkabel 25m

 

20st enfaskabel 25m

10st enfaskabel 10m

3st Belysningsmaster  

Detta år hade vi en elansvarig som såg till att detta fungerade vilket visade sig fungera mycket bra.

 

Hänvisad övernattning

I år så hänvisade vi till närmaste hotell vilket var Scandic Nord. Där var det ca25 personer inackorderade från Sverige och Island.

Banor och tävlingens genomförande

5 st tekniska banor och 1st tidbana lades vardera dag. Som banmarkeringar användes färgade bildäck. Poängskyltar gjordes innan av laminerade A3 ark och dessa skruvades upp på markeringskäppar. Till tidbanan så användes orange numrerade reflexskyltar från Ramudden som de har skänkt oss.

Bolandsskolan har varit mycket behjälpliga detta år veckan innan tävling med att forma banorna. Lärare från skolan hjälpte även till under tävlingsdagarna med en maskin.

Då det var sten i banan som inte gick att flytta så blev vi tvungna att spränga dessa vilket gjordes av egna funktionärer med behörighet samt att borrutrustning lånades av HLL.

Hjulgrävaren från KJs Maskiner var även mycket användbar vid banbygget på kvällarna och det är ett måste med en hjulgrävare om vi skall få till bra banor i denna grusgrop. Detta år så hade vi egen diesel med oss och tankade upp maskinerna med.

Priser utöver pokaler som köptes från pokalhuset.se var skänkta av Generatorservice, Mås Art Design och Jula. Blommor skänktes av Fyra Årstider din florist i Luthagen.

Sambandsutrusting

42 st kommunikationsapparater hyrdes av FRO (FrivilligaRadioOrginisationen) mot förra årets 45 st.

5 st apparater med peltorlurar lånades av Thom Fäldt för domarnas räkning.

6 st apparater lånades avRolle Stavlindför parkeringens, sekretariatet, bärgning samt räddnings räkning.

Inhägnad

Området var inhägnat med plastnät som är lättare att hantera än byggstaket. Borrmaskin och elverk till den lånades av HLL för att borra ner stolpar till nätet.

Inhägnaden är till för att publik ska guidas rätt och för att ingen ska kunna ”planka” in på tävlingsområdet. Det går åt ca 6 personer och en 4hjuling med vagn för att sätta upp och ta ner detta nät.

Matförsäljning

På menyn stod hamburgare, läsk, godis och glass till bra priser.

Allt material kom från Nelins vilka vi har bra avtal med.

Kylcontainer hyrdes in från Isolett.

Omsättningen i år var inte rekord men fullt acceptabel med tanke på den låga publiksiffran publik.

De sålde även våra T-shirts och almanackor.

Omsättningen var ca XXXXX kr

Kostnaderna var XXX kr

Vilket gav en intäkt på XXX kr

Marförsäljningen hade även i år placerats närmare entrén men ändå så att man kunde se tävlingen då man köade vilket vi tror har en positiv inverkan på försäljningen.

I år så stod SMK Uppsalas cykelsektion med hjälp av Almtuna ungdomshockey för arbetet i vår egen försäljning vilket gav dem en kickback till den sektionen på 10% av deras omsättning.

 

Funktionärsmat

Denna tillagades och serverades detta år av egen personal från SMK Uppsala. Maten köptes från Nelins, den tillagades sedan på plats i kokköket. Frukostägg skänktes av Lundkvarn AB i Björklinge. Inriktningen på maten var att den skulle vara lokalproducerad. Dessutom så tog SMK Uppsalas cykelsektion hand om kvällens servering och gemensamma middag för tävlingsteam och funktionärer. Till i år så hade vi ordnat med egna vattencisterner och pump så vi hade rinnande vatten till både funktionärsmaten och publikrestaurangen.

Transporten av kokvagnen utfördes av Storstockholms bilbärgnings Uppsalaavdelning

 

Lördagens middag serverades totalt i ca 200 portioner

Toaletter och hygien

7st toaletter på publikområdet varav 1st handikapptoalett.

4st toaletter i depåområdet.

Sedan 1st toalett speciellt till all matpersonal vilket det är lag på. Denna toalett missades vis slutstädningen på söndagen men åtgärdades på måndagen.

Toaletterna tömdes och städades under tävlingsdagarna av företaget Relita från Uppsala. Detta samarbete fungerade mycket bra och kommer att efterfrågas även nästa år.

Toaletter kom ifrån Toabolaget 7st, IP Skogen 2st.

Varje toalett hade gott om toalettpapper och handsprit för att desinficera händelserna med.

Toaletterna slutstädades även av Relita vilket uppskattades mycket och sparde tid för oss på söndagen.

Speakerljud

Speakerljudet kommer från Scenteknik vilket fungerade mycket bra. Högtalarna höjdes upp i en kran på en kranbil. Kranbil kom från Turebergs åkeri.

Speaker för i år var Patrik Oksanen och Henrik Vesa.

Tills nästa år skall vi ha mera färdiga manus om förare, bilar och samarbetspartners.

Samarbetspartners skall erbjudas att skriva manus som tar ca 20 sekunder att läsas upp.

Ett högtalarpar skall även vändas mot Depå Vilket vi skrev förra året men glömde då det var dåligt ljud där även i år.

 

Tält och andra förnödenheter

Mat och entrétält kom från IP Skogen.

Funktionärstält och middagstält med möblemang hyrdes från Uppsalatält.se/Gävletält.se.

Matcontainers kom från IR bygg och kördes ut av Turebergs.

2st sekretariat och 1st försäljningsvagn från IP Skogen.

Värmen i tälten kom detta år från Ramudden, de använde en sk. Heatwork det är en oljepanna som står på ett släp som man sedan kan koppla vattenradiatorer till. Detta sätt att värma tälten reducerade oljeförbrukningen med ca 50%.

Funktionärscamping

Mycket bra i år men kan bli bättre med tvättmöjligheter. Även den var elektrifierad.

Sovtält för funktionärer lånades av RRP (Regional Resurspol)

Publikområde

Publiken fick stå eller ha med sig egna stolar. Handikapprutan fungerade tillfredställande. Många soptunnor fanns utställda så väldigt lite skräp att plocka efter tävlingen. Askkoppar sattes upp på speciell rökplats vilket minimerade antalet kastade fimpar på marken. Insläppet fungerade bra detta år. Personalansvaret för entrén låg detta år under vaktchefen vilket gjorde att det kunde förstärkas med personal från publik och parkering när det behövdes. Utställare i år var Uppsala Bilradio och FMV4X4.

Parkering

Parkeringen fungerade bra detta år.

Kvällsaktiviteter

Badtunna från Stefan Boberg, bastu från NGE och stor dusch med värme lånad från Relita dessa är mycket uppskattade, både av teamen och funktionärerna. Även detta år provade vi med DJ vilket fungerade bra.

Funktionärer

99 st funktionärer var av 15st chefspositioner. Alla funktionärer hade gula reflexvästar.

Chefspositionerna hade tvåfärgade reflexvästar. Förra året var vi 105 st.

Övrigt att förbättra tills nästa år

Chefspärmar har tagits fram där varje chef får ett ansvarsområde före, under och efter tävling, dessa användes lite i år och skall användas bättre till nästa år.

Slutsats

SMK Uppsala är bästa arrangören på att arrangera Formula Offroad på ett miljömässigt och arrangemangsmässigt sätt.

En mycket väl genomförd tävling rent organisatoriskt men ändå med förbättringspotential.

Inga klagomol på att det var mycket funktionärer i banan. Datumet skall tänkas över till nästa år då publiksiffran påverkas av lediga dagar i anslutning till helgen.

//Projektgruppen SMK Uppsala.

 

Tack till er som hjälper till!!